RAND Õigusbüroo OÜ andmekaitsetingimused

Andmekaitsetingimused kehtivad alates 25.10.2023.

1. Üldist

Käesolevad andmekaitsetingimused sätestavad põhimõtted, mille alusel RAND Õigusbüroo OÜ (edaspidi Büroo) andmesubjektide isikuandmeid töötleb. Isikuandmete vastutav töötleja on:

RAND Õigusbüroo OÜ
Registrikood 16094842
Telefon: +372 5558 2542
E-post: info@randlegal.ee

Isikuandmed on teave, mille alusel on võimalik isikut identifitseerida. Isikuandmete töötlemine on andmetega tehtav mistahes toiming: kogumine, korrastamine, säilitamine, muutmine, lugemine, kasutamine, edastamine, ühendamine, kustutamine jne.

Andmekaitsetingimused kohalduvad, kui külastate Büroo veebilehte www.randlegal.ee, külastate Büroo sotsiaalvõrgustiku kontosid Facebookis, sõlmite Bürooga õigusteenuse osutamise lepingu või osutab Büroo teile muu käsundi alusel õigusteenuseid, osutate Büroole teenuseid, olete Büroo töötaja või praktikant või osalete värbamisprotsessis, registreerute ja osalete Büroo korraldatud üritustel, tellite Büroo uudiskirja, võtate Bürooga ühendust telefoni või e-posti teel.

Andmekaitsetingimused on ühepoolselt muudetavad. Uuendatud andmekaitsetingimused avaldatakse Büroo veebilehel.

2. Kelle andmeid Büroo töötleb? Kes on andmesubjektid?

2.1 Füüsilisest isikust kliendid, endised ja potentsiaalsed kliendid.
2.2 Juriidilisest isikust klientide ja koostööpartnerite füüsilisest isikust esindajad.
2.3 Büroo värbamisprotsessis osalejad.
2.4 Büroo töötajad ja praktikandid.
2.5 Veebilehe külastajad (üldjuhul ei võimalda füüsilist isikut tuvastada).

3. Milliseid isikuandmete liike Büroo kogub?

3.1 Põhiandmed. Eesnimi, perekonnanimi, isikukood.
3.2 Kontaktandmed. Elukoht, e-posti aadress, telefoninumber.
3.3 Kliendisuhtluse andmed. Näiteks e-kirjavahetus, suhtlus sotsiaalmeedias.
3.4 Kliendilepingute täitmist puudutavad andmed.
3.5 Maksetega seotud andmed. Maksja nimi, makse kuupäev, pangakonto number, valuuta, summa ja selgitus.
3.6 Kolmandatelt isikutelt õiguspäraselt saadud isikuandmed. Andmed avalikest registritest, riigi- või kohaliku omavalitsuse asutustelt või organitelt, Büroo koostööpartneritelt, kolmandatelt isikutelt nagu makseasutustelt teave tehtud maksete kohta jne.
3.7 Töö- ja praktikasuhtega seotud andmed. Kandideerimise avaldus koos elulookirjeldusega (sh varasem töökogemus, haridus jms), palga ja maksude tasumisega seotud andmed, töövõimetusega seotud andmed, puhkuseandmed; arengu- jm vestlustega seonduv informatsioon, töö käigus loodud informatsioon (näiteks e-kirjad).
3.8. Värbamisprotsessi andmed. Kandideerimise avaldus koos elulookirjeldusega.
3.9. Veebilehe kasutamise ja küpsistega seonduvad isikuandmed (näiteks IP-aadress, veebilehe külastuste ajalugu, valikud jms).
3.10. Turundusandmed. Uudiskirjaga liitunute andmed, kui klient on nõustunud muude pakkumiste edastamisega.

4. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja alused

Seaduse alusel
Seaduse alusel töötleb Büroo isikuandmeid 3.1, 3.2, 3.5, 3.7 järgmistel eesmärkidel:

4.1 Raamatupidamine, sh raamatupidamise alusdokumentide säilitamine.
4.2 Vajadusel isikuandmete edastamine riiklikele- või järelevalveasutustele.
4.2 Tööõiguslike nõuete täitmiseks.

Lepingu alusel
Lepingu alusel töötleb Büroo isikuandmeid 3.1-3.7 järgmistel eesmärkidel:

4.3 Lepingueelsed tegevused, et vastavalt andmesubjekti taotlusele leping sõlmida.
4.4 Kliendi isiku ja/või esindusõiguse tuvastamine lepingu sõlmimiseks ja lepingu täitmiseks.
4.5 Õigusteenuse osutamine kliendile.
4.6 Kliendiga suhtlemine, lepingu täitmisega seotud teadete edastamine.
4.7 Kliendi maksekohustuse täitmisega seotud arveldused, arvete esitamine ning maksete kogumine.
4.8 Töötaja või praktikandiga seotud lepingu täitmiseks (isikuandmed 3.1, 3.2, 3.7).

Õigustatud huvi alusel
Õigustatud huvi alusel töötleb Büroo isikuandmeid 3.1-3.5, 3.9-3.10 järgmistel eesmärkidel:

4.9 Kliendiandmebaasi töötlus turundustegevuse võimaldamiseks.
4.10 Õigusteenuse arendamiseks.
4.11 Turunduspakkumiste tegemiseks ning turunduse efektiivsuse mõõtmiseks.
4.12 Tagasiside ja rahulolu küsitluste teostamiseks.
4.13 Õiguslike nõuete täitmise tagamiseks, sealhulgas võla sissenõudmine kohtuväliste menetluste kaudu.
4.14 Veebilehe arendamiseks ja parandamiseks, sh veebilehe külastatavuse, teenuse kasutamise statistika ja muu tehnilise informatsiooni töötlemine.

Andmesubjekti nõusolekul
Andmesubjekti nõusolekul töötleb Büroo isikuandmeid 3.1-3.3, 3.8-3.10 järgmistel eesmärkidel:

4.15 Lepingueelsete toimingute teostamine, et selgitada välja lepingu sõlmimise fakt (kohaldub ka värbamisprotsessis osalejatele).
4.16 Otseturundus, pakkumuste edastamine.
4.17 Veebilehe kasutajale huvipakkuva sisu kuvamine ja veebilehe kasutamise võimaldamine.

Andmesubjekt võib nõusoleku alati tagasi võtta.

5. Isikuandmete vastuvõtjad ja edastamine väljapoole Euroopa Liitu

Teatud juhtudel võib Büroo edastada isikuandmeid ka kolmandatele isikutele. Sellised isikud on Büroo volitatud töötajad ning võivad olla ka Büroole teenuseid osutavad isikud, näiteks IT-teenuse osutajad, raamatupidamisteenuse osutajad, inkassoteenuse osutajad vms. Sellised isikud võivad olla ka näiteks avaliku võimu organid ja asutused, näiteks kohtud, Politsei- ja Piirivalveamet vms. Nimetatud organitele ja asutustele edastab Büroo isikuandmeid ainult juhul, kui on seadusega kohustatud seda tegema.

Büroo ei edasta isikuandmeid väljapoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda ega sellisesse kolmandasse riiki või rahvusvahelisele organisatsioonile, mille andmekaitse taset Euroopa Komisjon ei ole hinnanud piisavaks. Juhul kui isikuandmete edastamine sellisesse riiki osutub vajalikuks (eelkõige õigusteenuse osutamise eesmärgil), tehakse seda andmesubjekti selgesõnalise nõusoleku alusel ning kui andmete saaja tagab piisavalt andmete turvalisuse kaitse.

6. Andmesubjekti õigused

6.1 Õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega – puudutab mistahes alusel kogutud ja mistahes kujul hoitavatele andmetele, sh nt paberandmetele.
6.2 Õigus andmete ülekandmisele – üksnes digitaalandmed, mis on kogutud lepingu või nõusoleku alusel. Õigus nõuda andmete ülekandmist tähendab, et andmesubjekt võib küsida ja saada vastutavalt töötlejalt kõiki teda puudutavaid isikuandmeid, mida ta on andmetöötlejale edastanud. Seda kõike struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul.
6.3 Asjakohasel juhul õigus andmete parandamisele ja kustutamisele.
6.4 Õigus andmete piiramisele ja esitada vastuväiteid – andmesubjektil on õigus esitada vastuväiteid sellisele andmete töötlemisele, mille aluseks on Büroo õigustatud huvi.
6.5 Õigus nõusolek tagasi võtta – kui isikuandmeid töödeldakse nõusoleku alusel, on andmesubjektil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
6.6 Õigus esitada kaebus – kui soovite täiendavat informatsiooni seoses oma isikuandmetega või õiguste kasutamisega, siis on teil alati võimalus pöörduda Büroo poole e-posti aadressil info@randlegal.ee. Samuti on andmesubjektil õigus pöörduda oma õiguste ja huvide kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole. Andmekaitse Inspektsiooni nõuandetelefon ja kontaktid on kättesaadavad siit.

7. Milliseid meetmeid Büroo isikuandmete kaitseks rakendab?

7.1 Büroo rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid juhusliku või ebaseadusliku hävimise, juhusliku kaotsimineku, muutmise, lubamatu avalikuks tegemise või juurdepääsu ning mis tahes muu ebaseadusliku töötlemise eest.
7.2 Büroo töötleb isikuandmeid nii vähe, kui eesmärgi saavutamiseks vajalik.
7.3 Kui asjaolud seda võimaldavad ei prindi Büroo kliendiga seotud materjale paberkandjale.
7.4 Isikuandmeid hoitakse virtuaal- ja privaatserverites, mis asuvad Euroopa Liidu liikmesriigi või Euroopa Majanduspiirkonnaga liitunud riikide territooriumil.
7.5 Büroo ei edasta andmeid väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda.

8. Kui kaua Büroo isikuandmeid säilitab?

8.1 Isikuandmeid säilitatakse vaid töötluse eesmärgist lähtuva vajaliku aja jooksul või kuni õigusaktides sätestatud tähtajani.
8.2 Õigusnõustamise või muu teenuse osutamise raames kogutud isikuandmeid säilitatakse 3 aastat pärast Bürooga sõlmitud lepingu lõppemist.
8.3 Kui pooled ei ole sõlminud kirjalikku lepingut, säilitatakse andmesubjekti isikuandmeid 3 aastat pärast käsundi täitmist või teenuse osutamise lõppemist.
8.4 Andmete säilitamise tähtaja saabumisel kirjalikud dokumendid hävitatakse ja isikuandmed kustutatakse. Digitaalsetelt dokumentidelt eemaldatakse andmesubjekti isikuandmed. Kui andmesubjekti isikuandmeid ei ole võimalik digitaalsetelt dokumentidelt eemaldada, siis dokumendid hävitatakse. E-kirjad hävitatakse. Pärast ülalviidatud 3 aasta saabumist palub Büroo eemaldada e-toimikust juurdepääsu kliendiga seotud kohtuasjadele.
8.5 Kliendi nõudmisel ja kulul tagastab Büroo tema valduses olevad kliendiga seotud paberkandjal dokumendid andmete säilitamise tähtaja saabumisel.
8.6 Lepingueelsete läbirääkimiste käigus kogutud andmeid säilitatakse kuni hetkeni, mil selgub lepingu sõlmimise fakt. Kui kirjalikku lepingut ei sõlmita või käsundit Büroole ei anta, siis kustutab büroo isikuandmed 3 kuu jooksul lepingu sõlmimata jätmise faktist teadasaamisest. Pärast 3 kuu saabumist palub Büroo eemaldada e-toimikust juurdepääsu kliendiga seotud kohtuasjadele.
8.7 Raamatupidamislikke dokumente säilitatakse 7 aastat alates asjakohase majandusaasta lõpust.
8.8 Küpsiste säilitamise tähtajad on välja toodud Küpsiste poliitikas.
8.9 Õigustatud huvi või andmesubjekti nõusoleku alusel võib Büroo isikuandmeid säilitada kuni nõusoleku tagasivõtmiseni või vastuväidete esitamiseni.